Kun uusia yhteisiä järjestelmiä julkaistaan on tilaisuus toimia niin, että kaikki ymmärtävät ne syyt, miksi nyt uudistetaan ja miten uusia työkaluja käytetään. Näin ihmisille tarjoutuu aito mahdollisuus aktivoitua omasta tahdostaan mukaan käyttämään uusia ominaisuuksia heti alusta lähtien.
Olemme toteuttaneet kaksi intranetjulkaisun videota tänä vuonna, ja niistä saatu palaute on ollut hyvää. Kysyimme kahden videon tilaajilta kokemuksia julkaisun jälkeen:
Amer Sports julkaisi oman uuden Intranetinsä kesällä. Teimme heidän kanssaan videon julkaisua varten koko konsernille, joka käsittää seitsemän kansainvälistä brändiä ja yli 7000 työntekjiää. Uusi intranet julkaistiin nyt vanhan rinnalle. Tarvittiin selkeää viestintää, ja myyntiä.
Myös Enston Intranet julkaistiin kesän kynnyksellä. Aikaisempien paikallisten Intranetien sijaan siirryttiin käyttämään yhtä yhteistä Intraa. Enstolaisia on 1600, ja heidän toimipisteensä on 20 maassa. Uudessa Intranetissä yli puolet sisällöstä on sosiaalisesti tuotettua, mikä vaatii työntekijöiltä uskallusta ja vanhoista tavoista luopumista.
Janike Mäkelä, Internal Communications Specialist, Amer Sports – toimi videon tilaajana ja intranetin projektipäällikkönä:
Minkälainen oli videon vastaanotto?
Se herätti huomiota meidän päässä ja keräsi positiivista palautetta. Oltiin siis tyytyväisiä videon vastaanottoon. Video oli meillä intran pop-up -ikkunassa pari viikkoa, ja sen näkivät varmasti kaikki.
Mitkä asiat koettiin niiksi haasteiksi intranetin julkaisussa, mitä varten tilasit videon?
Tavoitteemme oli kaksiosainen: työntekijöidemme innostaminen, se, että ihmiset kiinnostuisivat käyttämään uutta intraa ja aktivoituisivat sisäisessä viestinnässä. Lisäksi päämääränämme oli intran uusien ominaisuuksien esittely.
Vastasiko video työkaluna näihin haasteisiin?
Video oli tosi hyvä siihen. Lyhyen videon jokainen jaksaa katsoa, ainakin kerran. Perinteinen sähköpostikirje tai intra-uutinen ei vain olisi riittänyt. Videon informaatioarvo on paljon korkeampi.
Mitä mieltä olit videon tekemisen prosessista?
Mielestäni yhteistyö sujui hyvin. Nopealla aikataululla saimme aikaan hyvän lopputuloksen. Saimme tehtyä juuri sellaisen videon, jonka halusimme.
Hani Olsson, Communications Manager, vastasi uuden intranetin julkaisusta Ensto Groupissa. Julkaisun haasteina olivat laaja kokonaisuus ja monikulttuurinen yleisö:
Miten teille syntyi ajatus videon tekemisestä julkaisua varten?
Meille on luonnollista käyttää videoita etenkin vaikeammissa asioissa, joita lähestymme Ensto-tasolla. Olemme tottuneita niin webcast-tyyppiseen uutisointiin kuin markkinointivideoihin. Tämä sisäinen video tehtiin lähinnä markkinointitarkoituksessa, ja samalla halusimme opettaa uuden Intranetin pääperiaatteet.
Mitkä olivat mielessäsi suurimmat haasteet videon toteutukselle ennen sen tekemistä?
Välillä vaikeaksikin koettu asia oli vaikea tiivistää. Kun puhumme esimerkiksi uusista sosiaalisista työskentelytavoista, on kyse suuresta kulttuurimuutoksesta. Käyttäjän pitää samalla ymmärtää, kuinka uutisvirtaa käytetään sekä ennen kaikkea miksi tätä käytetään.
Miten videon tekeminen ja itse lopputulos onnistui mielestäsi?
Videon tekemisessä käsikirjoittaminen sujui poikkeuksellisen sutjakkaasti. Alustin tilanteemme kumppanille, ja jo yhdellä kommentointikierroksella saimme käsikirjoituksen valmiiksi. Kumppanin tekemä raakaversio oli poikkeuksellisen hyvä.
Oletko saanut palautetta videosta teidän työntekijöiltä?
Perinteisesti saamme työssämme turhan vähän palautetta. Videon sisältöä kiitettiin erityisesti selkeiden avainviestien osalta, ja olimmehan me niihin panostaneetkin. Alkuperäisessä versiossa on ammattilainen puhujana, kun taas paikalliset versiot puhuimme itse päälle. Saimme enemmän palautetta paikallisista videoista, joita oli palautteen mukaan helpompi kuunnella ja samaistua sisältöön.
Videossa oli mukana keventävä animaatiohahmo. Miten se mielestäsi vaikutti videon kokonaisuuteen?
Ammattilaisen tekemä hahmo toimi paremmin kuin esimerkiksi pelkkä sormi. Aiomme hyödyntää hahmoja jatkossakin antamaan vinkkejä ja aktivoimaan käyttöä edelleen.
Tuleeko kokemuksesta mieleen jotain muuta olennaista mitä voisit jakaa?
Tulemme hyödyntämään tätäkin videota Intran käyttöön liittyvän verkkokoulutuksen alustuksena. Lyhyt video, jonka voi tarvittaessa pysäyttää, sopii hyvin verkkokoulutukseen, jossa käyttäjillä on erilainen lähtötaso. Verkkokoulutuksessa painotamme myös aitoa interaktiivisuutta, jolloin saamme enemmän tietoa siitä, kuinka videon sisältö on ymmärretty.